Come gestire correttamente il diario di bordo

Per tenere un giornale di bordo in modo corretto, è necessario tenere in considerazione una serie di punti. Esistono regolamenti formali, vari fattori di influenza e anche elementi puramente pratici che determinano cosa si intende per viaggio privato o viaggio di lavoro.

In un’azienda, di solito si deve fare un’ulteriore distinzione. Ad esempio, se due veicoli di un’azienda percorrono lo stesso tragitto contemporaneamente, questo può essere considerato un tragitto di lavoro per un conducente, ma un tragitto privato per l’altro.

Fattori che influenzano il diario di bordo con distinzione privato / business

Prima di tutto, è necessario chiarire chi deve tenere il diario di bordo e quali persone possono vedere i dati nel scritti nel diario. Ciò influisce su questioni dettagliate come la protezione dei dati e quando un tragitto è un tragitto privato.

I seguenti punti influiscono sulla corretta tenuta del diario di bordo:

→ Per quale Paese viene tenuto il diario bordo?

→ Esistono regolamenti contrattuali individuali o accordi aziendali?

→ Quale tipo di dipendente deve tenere il diario di bordo (dirigente, dipendente, operaio)?

→ Chi, oltre al conducente vede i tragitti registrati nel diario di bordo?

Quando un tragitto è considerato privato?

Questa è la domanda più importante nella tenuta del libretto di bordo di un conducente. La decisione su quale sia il viaggio privato e quale quello di lavoro deve essere presa dal conducente stesso. Non sempre si tratta di una questione banale.

In alcuni casi, la distinzione è fatta solo da una conclusione inversa: tutti i viaggi che non sono legati all’attività lavorativa sono privati.

In alcuni casi, non è facile determinare il motivo ufficiale, perché ci sono diversi fattori di influenza. Può darsi che se due veicoli di una stessa azienda percorrono lo stesso tragitto nello stesso momento, si tratti di un viaggio privato per un autista, ma di un viaggio di lavoro per l’altro.

Cosa c’è di speciale in un tragitto  casa – posto di lavoro – casa?

Un viaggio a casa è quando il conducente torna a casa dall’azienda. Va notato che questo regolamento si applica in realtà all’Austria e alla Germania.

In Austria, un viaggio verso casa o un viaggio dal luogo di residenza al luogo di lavoro è solitamente un viaggio privato. Non si tratta di un viaggio privato se, ad esempio, un lavoratore del settore edile dà un passaggio a un collega o se un dipendente deve prendere il veicolo per tornare a casa a causa di un servizio di guardia.

Il viaggio di ritorno può o deve essere indicato separatamente nel diario di bordo?

Secondo le leggi austriache e tedesche, il viaggio di ritorno può essere considerato un viaggio privato o un viaggio di lavoro. Se deve essere considerato un viaggio privato, non deve essere indicato separatamente nel registro di bordo del conducente, poiché ciò violerebbe le disposizioni del GDPR e della legge sulla protezione dei dati.

Assicuratevi che, se il registro del conducente è tenuto da un dipendente, i viaggi privati non siano indicati separatamente. Di solito questo va bene per la legge fiscale, ma non per la legge sul lavoro o sulla protezione dei dati. Le conseguenze possono essere richieste di risarcimento danni da parte dei dipendenti, in base alla decisione dell’OGH 9 ObA 120/19s.

Cosa succede se un cliente viene visitato mentre torna a casa?

Questo era una trucco per evitare i viaggi privati. Secondo il diario di bordo, un cliente sulla via di casa veniva ufficialmente visitato e quindi venivano scritti 2 viaggi di lavoro.

Con la LStR 266, le autorità fiscali austriache hanno messo fine a questa usanza popolare. A quanto pare ha preso spunto dalla sentenza tedesca BFH, 19.05.2015 – VIII R 12/13Function (DE) come modello per questa legge in austria.